Datenschutz

Verantwortlich für Website und Nutzerkonten

XandY Ventures GmbH
Höhenstraße 25
75335 Dobel
Deutschland

Vertreten durch den Geschäftsführer Sebastian Wettcke.

Welche Verarbeitung diese Hinweise beschreiben

Diese Hinweise gelten für den Besuch der Requesto-Website, Kontaktanfragen und persönliche Nutzerkonten. Für Gästedaten, die ein Hotel in Requesto verarbeitet, bleibt das jeweilige Hotel verantwortlich. Die Nutzung mit solchen Daten setzt eine gesonderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und die Freigabe der verwendeten Anbindungen voraus. Die folgenden Abschnitte beschreiben auch, wie die optionalen Google- und KI-Funktionen nach ihrer Einrichtung Daten verarbeiten.

Websiteaufruf und Hosting

Requesto wird auf einem Server von Hetzner betrieben. Beim Aufruf werden technisch erforderliche Verbindungsdaten wie IP-Adresse, angeforderte Adresse, Zeitpunkt und Browserinformationen verarbeitet. Fehler- und Betriebsdaten helfen uns, Störungen und missbräuchliche Zugriffe zu erkennen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere und zuverlässige Betrieb des Angebots.

Bilder und Schriftarten werden von unserem eigenen Angebot ausgeliefert. Externe Artikel und Bildnachweise sind Links; der jeweilige Anbieter wird erst beim Öffnen des Links aufgerufen.

Für unsere Werbung nutzen wir das Conversion-Tracking von Google Ads (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Der Google-Tag setzt Cookies und übermittelt an Google, über welche Anzeige Sie auf unsere Website gekommen sind und ob Sie danach eine Anfrage gesendet haben. Dabei können Daten wie Ihre IP-Adresse auch an Server von Google in den USA übertragen werden. So erkennen wir, welche Anzeigen zu Anfragen führen. Über den Hinweis am unteren Bildschirmrand können Sie das Tracking ablehnen; Ihre Wahl speichern wir in Ihrem Browser. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Auswertung unserer Werbung.

Kontakt und Pilotanfragen

Bei einer Anfrage verarbeiten wir Ihre Kontaktperson, Hotel- oder Firmennamen, geschäftliche E-Mail-Adresse und die von Ihnen freiwillig ergänzten Angaben, etwa Telefonnummer, Zimmeranzahl und Nachricht. Diese Angaben dienen der Bearbeitung Ihrer Anfrage und der Vorbereitung einer möglichen Zusammenarbeit. Ohne die als erforderlich gekennzeichneten Angaben können wir das Formular nicht bearbeiten. Bitte übermitteln Sie hier keine Gästedaten oder Gesundheitsinformationen.

Anfragen werden in der Requesto-Datenbank gespeichert. Im veröffentlichten Angebot wird zusätzlich eine interne E-Mail-Benachrichtigung über Google Workspace (Gmail) an unser Requesto-Postfach versendet. Die Daten werden nicht allein durch eine Anfrage für einen Newsletter oder für Werbekampagnen genutzt.

Wenn Sie über einen Werbe- oder Kampagnenlink auf unsere Website gelangen, speichern wir die im Link enthaltenen Kampagnenangaben (zum Beispiel Kampagne und Suchbegriff sowie die von Google vergebene Klick-ID) zusammen mit Ihrer Anfrage, um unsere Werbung auszuwerten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit es um vorvertragliche Maßnahmen mit Ihnen geht. Bei geschäftlichen Ansprechpartnern und allgemeinen Rückfragen beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO und unserem berechtigten Interesse, eingehende Anfragen zu beantworten.

Nutzerkonto und notwendige Speicherungen

Für ein Nutzerkonto speichern wir Namen, E-Mail-Adresse, einen gesicherten Passwortnachweis, den Bestätigungsstatus sowie Ihre Hotelzuordnungen und Berechtigungen. Bestätigungs-, Wiederherstellungs- und Einladungs-E-Mails werden über Google Workspace versendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; Missbrauchsschutz und Berechtigungsprüfungen dienen zusätzlich unserem berechtigten Interesse an der Sicherheit nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Nutzen Sie den Assistenten auf der Übersicht, speichern wir Ihre Unterhaltungen mit ihm (Ihre Nachrichten und seine Antworten), damit Sie sie später und auf einem anderen Gerät fortsetzen können. Nur Sie selbst können diese Unterhaltungen in Requesto sehen, weder andere Mitglieder Ihres Hotels noch dessen Hotelverwaltung. Eine Unterhaltung wird sieben Tage nach ihrer letzten Nachricht gelöscht; Sie können sie jederzeit selbst löschen. Wiedervorlagen, die Sie sich über den Assistenten anlegen (ein kurzer Text, ein Tag und auf Wunsch die zugehörige Unterhaltung), sind ebenfalls nur für Sie sichtbar. Offene Wiedervorlagen bleiben gespeichert, bis Sie sie erledigen oder löschen; erledigte werden sieben Tage nach dem Erledigen gelöscht. Wird Ihnen der Zugriff auf ein Hotel entzogen, löschen wir beides für dieses Hotel; wird Ihr Nutzerkonto gelöscht, löschen wir beides vollständig.

Nach der Anmeldung halten technisch notwendige Cookies Ihre Sitzung und die Hotelauswahl aufrecht. Die Sitzung ist auf sieben Tage begrenzt. Einstellungen für die Darstellung können im lokalen Browserspeicher liegen. Unterhaltungen mit dem Assistenten neben einer Unterhaltung im Postfach und eine noch nicht gesendete Frage liegen nur im Speicher des Browser-Tabs. Diese notwendigen Speicherungen dienen der von Ihnen aufgerufenen Funktion gemäß § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Sie können Browserdaten löschen; dadurch ist gegebenenfalls eine erneute Anmeldung erforderlich.

Zur Begrenzung missbräuchlicher Anfragen verwenden wir zeitlich begrenzte, pseudonymisierte Kennungen und Zähler. Kontorelevante Änderungen und Versandzustände werden für Sicherheit und Nachvollziehbarkeit protokolliert.

Wenn Sie die Anmeldung mit Google wählen, übermittelt Google uns Ihre eindeutige Kontokennung, Ihre bestätigte E-Mail-Adresse und, soweit verfügbar, Ihren Namen. Wir verwenden diese Angaben, um Ihr persönliches Requesto-Konto anzulegen oder Sie wiederzuerkennen. Ihr Google-Passwort erhalten wir nicht. Die Anmeldung gewährt keinen Zugriff auf E-Mails und ordnet Sie keinem Hotel allein aufgrund Ihrer E-Mail-Domain zu.

Die Kontokennung bleibt für die Verknüpfung mit Ihrem Nutzerkonto gespeichert. Die bei der Anmeldung erhaltenen Google-Zugangstokens werden nach der Identitätsprüfung nicht für spätere Google-Zugriffe gespeichert. Die technische Freigabe erfolgt bei Google; für den angeforderten Requesto-Kontodienst gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Informationen zur Verarbeitung durch Google finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.

Gesonderte Verbindung eines Gmail-Postfachs

Ein Hotelinhaber kann in Requesto jedes gewünschte Postfach gesondert verbinden. Dafür muss sich die Person mit dem betreffenden Google-Konto anmelden und die angezeigten Zugriffe freigeben. Requesto liest dann über die Gmail-Schnittstelle Nachrichten und ihre Zuordnung zu Unterhaltungen und Ordnern. Dazu gehören Nachrichtentexte, Betreff, Absender, Empfänger, Zeitpunkte und technische Nachrichtenkennungen, auch aus gesendeten Nachrichten, Entwürfen und dem Archiv. Nachrichten in Spam und Papierkorb liest Requesto nicht ein. Von Dateianhängen liest Requesto nur Namen, Dateityp und Größe. Eine Datei ruft Requesto erst ab, wenn ein Teammitglied sie in Requesto öffnet, und gibt sie direkt an dessen Browser weiter; gespeichert wird sie nicht.

Nach dem Verbinden startet der Import aller Nachrichten des Postfachs und der laufende Abgleich von Änderungen. Requesto speichert dafür auf seinem Server eine Kopie der Nachrichten, ohne Spam, Papierkorb und gelöschte Nachrichten, solange das Postfach verbunden ist. Wird eine Nachricht im Postfach gelöscht, entfernt Requesto auch seine Kopie; der Import selbst löscht keine Nachrichten in Gmail. Die Kopien dienen der Anzeige und Suche im Hotelpostfach, auch früherer Unterhaltungen mit einem Gast, der Vorbereitung von Antworten und der Zuordnung später gesendeter Hotelantworten zu gespeicherten Entwürfen. Für Postfächer bei Microsoft und über IMAP gilt dasselbe.

Sobald ein Postfach verbunden ist und die KI-Anbindung von Requesto eingerichtet ist, leitet Requesto automatisch aus den zuletzt gesendeten Nachrichten des Hotels zu Gästeanliegen eine Beschreibung seines Schreibstils ab, damit Antwortentwürfe im Ton des Hauses entstehen. Das gilt für jedes verbundene Postfach, unabhängig vom E-Mail-Anbieter. Dafür werden von höchstens 40 dieser Nachrichten der Betreff, der Monat des Versands und der vom Hotel geschriebene Text zusammen mit dem Namen des Hotels an Anthropic übermittelt. Zitierte frühere Nachrichten werden vorher abgeschnitten, soweit sie an üblichen Kennzeichnungen erkennbar sind; der übrige Text kann Angaben aus der Unterhaltung enthalten. Die Beschreibung soll keine Gäste nennen; die Hotelverwaltung kann sie in Requesto einsehen, ändern und neu ableiten lassen.

Ist die KI-Anbindung eingerichtet, übermittelt Requesto außerdem Nachrichten aus den verbundenen Postfächern an Anthropic und Google (Gemini-API), um sie einzuordnen. Eingeordnet werden nur Nachrichten der letzten sechs Monate, je Postfach höchstens die neuesten 5.000; ältere gespeicherte Nachrichten sortiert Requesto ohne KI nach festen Regeln und nutzt sie nicht zum Lernen von Hotelwissen oder Schreibstil. Dafür werden Betreff, Text, Absender und Empfänger der Nachricht, bis zu zwei zugehörige frühere Nachrichten sowie Datum und Richtung früherer Nachrichten der Unterhaltung übermittelt. Das Ergebnis gibt an, ob es sich um Gästekorrespondenz handelt und ob eine Antwort nötig ist, und nennt für Nachrichten der letzten 14 Tage zusätzlich die Phase der Anfrage, eine kurze Zusammenfassung und erkannte Angaben wie Reisezeitraum, Personenzahl sowie Programm- oder Zimmerwunsch. Hat der Hotelinhaber automatische Antwortentwürfe freigegeben, übermittelt Requesto für eine Gästenachricht zusätzlich die früheren Nachrichten der Unterhaltung, die bestätigten Hotelinformationen, die Abläufe des Hotels und die Beschreibung des Schreibstils, damit ein Antwortentwurf entsteht. Bitten Mitarbeitende ausdrücklich um eine Überarbeitung eines Entwurfs, werden ihre Anweisung und der aktuelle Entwurf mit denselben Angaben übermittelt. Stellen Mitarbeitende dem Assistenten eine Frage, werden ihre Nachricht, der bisherige Verlauf dieser Unterhaltung mit dem Assistenten und die für die Antwort nötigen Angaben des Hotels übermittelt. Geben Mitarbeitende dem Assistenten eine Datei (PDF oder Bild), wird deren Inhalt für diese eine Antwort übermittelt. Requesto speichert die Datei nicht, es sei denn, Mitarbeitende lassen sie ausdrücklich als Dokument ablegen oder an einen Entwurf anhängen. Die KI versendet keine E-Mails von sich aus; Entwürfe bleiben prüfbar und änderbar, bis eine Person sie sendet oder den Versand ausdrücklich anweist.

Die zusätzlich angeforderte Google-Berechtigung umfasst das Verwalten von Entwürfen und das Senden von E-Mails. Requesto verwendet sie für Antwortentwürfe in der ursprünglichen Unterhaltung und für den Versand. Zu jedem Requesto-Entwurf hält Requesto eine Kopie als Entwurf im Postfach auf dem aktuellen Stand; Mitarbeitende können den Entwurf in Requesto oder in Gmail prüfen, bearbeiten und versenden. Antworten an Gäste und neue E-Mails sendet Requesto nur, wenn eine Person des Hotels den Versand in Requesto auslöst, etwa mit „Senden“ oder über den Assistenten. Danach bleibt ein Zeitfenster, in dem der Versand rückgängig gemacht werden kann; es beträgt standardmäßig zehn Sekunden und lässt sich je Postfach zwischen 0 und 30 Sekunden einstellen. Die gesendete Nachricht erscheint unter den gesendeten Nachrichten des Postfachs. Kontobestätigungen und andere Requesto-Systemmails nutzen eine davon getrennte Anbindung.

Eine Ausnahme gilt für persönliche Angebote, die ein Gast angenommen hat. Sind persönliche Angebote für das Hotel eingerichtet, legt Requesto nach der Annahme die Buchung an und sendet dem Gast, wenn das Hotel dafür einen Text hinterlegt hat, automatisch eine kurze Zwischennachricht aus dem verbundenen Postfach. Hat das Hotel für gebuchte Leistungen einen Partnerbetrieb hinterlegt, erhält dieser automatisch eine Reservierungsanfrage mit den Angaben zur Buchung und den Kontaktdaten des Gastes. Die Buchungsbestätigung legt Requesto als Entwurf an; gesendet wird sie erst, wenn eine Person des Hotels sie sendet. Die Hotelverwaltung kann die automatische Buchung in Requesto abschalten.

Für Postfächer bei Microsoft und für andere Anbieter über IMAP gilt dasselbe: Requesto hält seine Entwürfe als Entwurf im Postfach auf dem aktuellen Stand und sendet Antworten an Gäste nur, wenn eine Person des Hotels den Versand auslöst, mit demselben Zeitfenster zum Rückgängigmachen; für angenommene persönliche Angebote gilt dieselbe Ausnahme. Bei Microsoft sendet Requesto erst, nachdem das Hotel das Senden für das jeweilige Postfach ausdrücklich erlaubt und Microsoft die dafür nötige Berechtigung erteilt hat; ohne diese Erlaubnis legt Requesto dort nur Entwürfe an. Bei IMAP sendet Requesto über die SMTP-Anmeldung, die das Hotel für das Postfach hinterlegt und geprüft hat.

Für den fortlaufenden Zugriff speichern wir eine verschlüsselte Google-Zugangsberechtigung, gebunden an das jeweilige Hotel und Postfach. Berechtigte Hotelmitglieder können die zugehörigen Inhalte in Requesto sehen. Ausgenommen sind die gespeicherten Unterhaltungen mit dem Assistenten und die Wiedervorlagen einer Person: Sie sind nur für diese Person sichtbar. Ein Trennen des Postfachs entfernt die aktive Zugangsberechtigung aus Requesto und beendet weitere Abrufe, Entwurfs- und Sendeaufträge; bereits laufende Anbieteranfragen können noch abgeschlossen werden. Sie können den Google-Zugriff zusätzlich in den Verbindungen Ihres Google-Kontos widerrufen.

Die gespeicherten Nachrichtenkopien eines getrennten Postfachs löscht Requesto 30 Tage nach dem Trennen. Gespeicherte Requesto-Entwürfe und ihre Quellenbelege bleiben auch danach erhalten, damit Hotelkorrekturen und freigegebene Wissenseinträge nachvollziehbar bleiben. Gespeicherte Unterhaltungen mit dem Assistenten können Angaben aus dem Postfach enthalten, etwa Namen und Betreffzeilen; sie werden unabhängig vom Postfach sieben Tage nach ihrer letzten Nachricht gelöscht. Für eine Löschung einschließlich dieser Belege wenden Sie sich an Ihr Hotel beziehungsweise an anfrage@requesto.io. Die Verarbeitung von Gästedaten erfolgt nach den Weisungen und auf der vom Hotel festgelegten Rechtsgrundlage. Die Google-Freigabe ersetzt diese Grundlage nicht.

Separat gestartete KI-Wissensanalyse

Eine Postfachverbindung startet keine KI-Wissensanalyse. Wenn die KI-Funktion für ein Hotel eingerichtet ist, kann der Hotelinhaber ausdrücklich eine begrenzte Analyse von 1 bis 20 geeigneten gesendeten Hotelantworten starten. Dafür werden ausgewählte, gekürzte Textauszüge sowie passende bestätigte Hotelinformationen an die Anthropic-API (Claude) übermittelt, um Vorschläge für wiederverwendbares Hotelwissen zu erhalten. Der Hotelinhaber sieht den Umfang vor dem Start.

Die Auswahl schließt erkennbare Signaturen, zitierte Gesprächsverläufe und ungeeignete personenbezogene Inhalte nach den technischen Filtern aus. Diese Filter gewährleisten keine vollständige Anonymisierung. Das Hotel muss die Eignung und zulässige Verarbeitung seiner ausgewählten Inhalte sicherstellen. Die Ergebnisse und ihre Quellenbelege werden für die Prüfung durch das Hotel gespeichert. Sie ersetzen keine bestätigten Hotelinformationen ohne Freigabe. Die Analyse erstellt und versendet keine Gastantworten.

Requesto nutzt Google-Postfachdaten weder für Werbung oder Datenverkauf noch zum Training allgemeiner KI-Modelle. Die Übermittlung an Anthropic und Google (Gemini-API) dient ausschließlich der Verarbeitung für das jeweilige Hotel zu diesen Zwecken: Anthropic: Antwortentwürfe, Überarbeitung geprüfter Antwortentwürfe, Abgleich gesendeter Antworten mit ihren Entwürfen, Ableitung des Schreibstils, Einlesen der Hotelwebsite, Wissensanalyse, Antworten des Assistenten nach einer Übergabe an das stärkere Modell, Buchung angenommener Angebote im Buchungssystem des Hotels, Prüfung neuer Aufgaben, die der KI-Agent dem Team abnehmen kann und Lesen von Antworten der Partnerhäuser und Ablage als Notiz; Google (Gemini-API): Einordnung eingehender E-Mails, Prüfung von Antwortentwürfen auf offene Gastfragen, Antworten des Assistenten in Requesto, Prüfung von Entwurfsänderungen des Assistenten und Erkennung von Buchungsbestätigungen, die das Hotel selbst gesendet hat. Anthropic und Google (Gemini-API) verwendenAPI-Inhalte standardmäßig nicht zum Modelltraining; Requesto aktiviert keine solche Freigabe. Anbieterbedingte Verarbeitung und zeitweilige Speicherung, etwa für Missbrauchsschutz, bleiben möglich. Weitere Informationen stehen in den Datenverarbeitungsinformationen zur Anthropic-API und den Nutzungsbedingungen der Gemini-API.

Zweckbindung von Google-Daten

Unsere Nutzung und Weitergabe von über Google erhaltenen Daten richtet sich nach der Google API Services User Data Policy einschließlich der Vorgaben zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Übermittlungen beschränken sich auf die hier beschriebenen, von Ihnen angeforderten Funktionen sowie erforderliche Sicherheitsmaßnahmen und gesetzliche Pflichten. Mitarbeitende von Requesto lesen konkrete Postfachinhalte nur nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe, soweit dies für notwendige Sicherheitsprüfungen erforderlich ist oder eine gesetzliche Pflicht besteht. Das gilt auch für gespeicherte Unterhaltungen mit dem Assistenten und für Wiedervorlagen; in der Verwaltung von Requesto sind sie nicht einsehbar.

Dienstleister und mögliche Übermittlungen

Eingesetzte Dienstleister sind Hetzner für Hosting und Speicherung sowie Google für die optionalen Google-Funktionen und Google Workspace für E-Mail-Kommunikation sowie, für die oben genannten KI-Zwecke, Anthropic und Google (Gemini-API). Zugriff erhalten außerdem die mit der Bearbeitung und dem Betrieb beauftragten Personen, soweit dies für ihre Aufgabe erforderlich ist. Gesetzlich vorgeschriebene Weitergaben bleiben vorbehalten.

Google und Anthropic können Daten auch außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Informationen zu den vorgesehenen Datenschutzmaßnahmen und Standardvertragsklauseln finden Sie in den Datenschutzbedingungen von Google Workspace und den Datenschutzbedingungen von Anthropic und den Datenverarbeitungsbedingungen von Google für die Gemini-API. Weitere Informationen bietet die Datenschutzerklärung von Hetzner.

Speicherdauer

Wir speichern Anfragen und Kontodaten, solange sie für die Bearbeitung, die vereinbarte Nutzung oder die Klärung offener Vorgänge erforderlich sind. Anschließend werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder erforderlichen Nachweise entgegenstehen. E-Mail-Kopien und Sicherungen werden bei einer Löschprüfung berücksichtigt. Unterhaltungen mit dem Assistenten auf der Übersicht löschen wir sieben Tage nach ihrer letzten Nachricht, erledigte Wiedervorlagen sieben Tage nach dem Erledigen. In Sicherungen können sie bis zu deren Ablauf enthalten sein. Technische Versandnachweise enthalten den Bearbeitungszustand; abgelaufene Kontolinks verlieren ihre Gültigkeit.

Ihre Rechte

Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Wenden Sie sich dazu an anfrage@requesto.io. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. Für unseren Unternehmenssitz ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg zuständig.

Aus einem Websitebesuch oder einer Kontaktanfrage treffen wir keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung.

Stand: 14. Oktober 2026.