Datenschutz

Verantwortlich für Website und Nutzerkonten

XandY Ventures GmbH
Höhenstraße 25
75335 Dobel
Deutschland

Vertreten durch den Geschäftsführer Sebastian Wettcke.

E-Mail: anfrage@requesto.io

Welche Verarbeitung diese Hinweise beschreiben

Diese Hinweise gelten für den Besuch der Requesto-Website, Kontaktanfragen und persönliche Nutzerkonten. Für Gästedaten, die ein Hotel in Requesto verarbeitet, bleibt das jeweilige Hotel verantwortlich. Die Nutzung mit solchen Daten setzt eine gesonderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und die Freigabe der verwendeten Anbindungen voraus. Die folgenden Abschnitte beschreiben auch, wie die optionalen Google- und KI-Funktionen nach ihrer Einrichtung Daten verarbeiten.

Websiteaufruf und Hosting

Requesto wird auf einem Server von Hetzner betrieben. Beim Aufruf werden technisch erforderliche Verbindungsdaten wie IP-Adresse, angeforderte Adresse, Zeitpunkt und Browserinformationen verarbeitet. Fehler- und Betriebsdaten helfen uns, Störungen und missbräuchliche Zugriffe zu erkennen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere und zuverlässige Betrieb des Angebots.

Bilder und Schriftarten werden von unserem eigenen Angebot ausgeliefert. Die Website verwendet keine Werbe- oder Analyse-Tracker. Externe Artikel und Bildnachweise sind Links; der jeweilige Anbieter wird erst beim Öffnen des Links aufgerufen.

Kontakt und Pilotanfragen

Bei einer Anfrage verarbeiten wir Ihre Kontaktperson, Hotel- oder Firmennamen, geschäftliche E-Mail-Adresse und die von Ihnen freiwillig ergänzten Angaben, etwa Telefonnummer, Zimmeranzahl und Nachricht. Diese Angaben dienen der Bearbeitung Ihrer Anfrage und der Vorbereitung einer möglichen Zusammenarbeit. Ohne die als erforderlich gekennzeichneten Angaben können wir das Formular nicht bearbeiten. Bitte übermitteln Sie hier keine Gästedaten oder Gesundheitsinformationen.

Anfragen werden in der Requesto-Datenbank gespeichert. Im veröffentlichten Angebot wird zusätzlich eine interne E-Mail-Benachrichtigung über Google Workspace (Gmail) an unser Requesto-Postfach versendet. Die Daten werden nicht allein durch eine Anfrage für einen Newsletter oder für Werbekampagnen genutzt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit es um vorvertragliche Maßnahmen mit Ihnen geht. Bei geschäftlichen Ansprechpartnern und allgemeinen Rückfragen beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO und unserem berechtigten Interesse, eingehende Anfragen zu beantworten.

Nutzerkonto und notwendige Speicherungen

Für ein Nutzerkonto speichern wir Namen, E-Mail-Adresse, einen gesicherten Passwortnachweis, den Bestätigungsstatus sowie Ihre Hotelzuordnungen und Berechtigungen. Bestätigungs-, Wiederherstellungs- und Einladungs-E-Mails werden über Google Workspace versendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; Missbrauchsschutz und Berechtigungsprüfungen dienen zusätzlich unserem berechtigten Interesse an der Sicherheit nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Nach der Anmeldung halten technisch notwendige Cookies Ihre Sitzung und die Hotelauswahl aufrecht. Die Sitzung ist auf acht Stunden begrenzt. Einstellungen für die Darstellung können im lokalen Browserspeicher liegen. Diese notwendigen Speicherungen dienen der von Ihnen aufgerufenen Funktion gemäß § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Sie können Browserdaten löschen; dadurch ist gegebenenfalls eine erneute Anmeldung erforderlich.

Zur Begrenzung missbräuchlicher Anfragen verwenden wir zeitlich begrenzte, pseudonymisierte Kennungen und Zähler. Kontorelevante Änderungen und Versandzustände werden für Sicherheit und Nachvollziehbarkeit protokolliert.

Optionale Anmeldung mit Google

Wenn Sie die Anmeldung mit Google wählen, übermittelt Google uns Ihre eindeutige Kontokennung, Ihre bestätigte E-Mail-Adresse und, soweit verfügbar, Ihren Namen. Wir verwenden diese Angaben, um Ihr persönliches Requesto-Konto anzulegen oder Sie wiederzuerkennen. Ihr Google-Passwort erhalten wir nicht. Die Anmeldung gewährt keinen Zugriff auf E-Mails und ordnet Sie keinem Hotel allein aufgrund Ihrer E-Mail-Domain zu.

Die Kontokennung bleibt für die Verknüpfung mit Ihrem Nutzerkonto gespeichert. Die bei der Anmeldung erhaltenen Google-Zugangstokens werden nach der Identitätsprüfung nicht für spätere Google-Zugriffe gespeichert. Die technische Freigabe erfolgt bei Google; für den angeforderten Requesto-Kontodienst gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Informationen zur Verarbeitung durch Google finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.

Gesonderte Verbindung eines Gmail-Postfachs

Ein Hotelinhaber kann in Requesto jedes gewünschte Postfach gesondert verbinden. Dafür muss sich die Person mit dem betreffenden Google-Konto anmelden und die angezeigten Zugriffe freigeben. Requesto liest dann über die Gmail-Schnittstelle Nachrichten und ihre Zuordnung zu Unterhaltungen und Ordnern. Dazu gehören Nachrichtentexte, Betreff, Absender, Empfänger, Zeitpunkte und technische Nachrichtenkennungen, auch aus gesendeten Nachrichten, Entwürfen, Archiv, Spam und Papierkorb. Dateianhänge werden nicht heruntergeladen.

Nach dem Verbinden startet der Import der letzten Nachrichten und der laufende Abgleich von Änderungen. Requesto speichert dafür auf seinem Server höchstens 500 aktuelle Nachrichtenkopien je Postfach. Ältere Kopien werden durch neuere ersetzt; dadurch werden keine Nachrichten in Gmail gelöscht. Die Kopien dienen der Anzeige und Suche im Hotelpostfach, der Vorbereitung von Antworten und der Zuordnung später gesendeter Hotelantworten zu gespeicherten Entwürfen.

Sobald ein Postfach verbunden ist und die KI-Anbindung von Requesto eingerichtet ist, leitet Requesto automatisch aus den zuletzt gesendeten Nachrichten des Hotels zu Gästeanliegen eine Beschreibung seines Schreibstils ab, damit Antwortentwürfe im Ton des Hauses entstehen. Das gilt für jedes verbundene Postfach, unabhängig vom E-Mail-Anbieter. Dafür werden von höchstens 40 dieser Nachrichten der Betreff, der Monat des Versands und der vom Hotel geschriebene Text zusammen mit dem Namen des Hotels an Anthropic übermittelt. Zitierte frühere Nachrichten werden vorher abgeschnitten, soweit sie an üblichen Kennzeichnungen erkennbar sind; der übrige Text kann Angaben aus der Unterhaltung enthalten. Die Beschreibung soll keine Gäste nennen; die Hotelverwaltung kann sie in Requesto einsehen, ändern und neu ableiten lassen.

Die zusätzlich angeforderte Google-Berechtigung umfasst das Verwalten von Entwürfen und technisch auch das Senden von E-Mails. Requesto verwendet sie im Hotelpostfach für von Mitarbeitenden vorbereitete Antwortentwürfe in der ursprünglichen Unterhaltung. Mitarbeitende prüfen, bearbeiten und versenden diese selbst in Gmail. Requesto versendet keine Gastantworten automatisch. Kontobestätigungen und andere Requesto-Systemmails nutzen eine davon getrennte Anbindung.

Für den fortlaufenden Zugriff speichern wir eine verschlüsselte Google-Zugangsberechtigung, gebunden an das jeweilige Hotel und Postfach. Berechtigte Hotelmitglieder können die zugehörigen Inhalte in Requesto sehen. Ein Trennen des Postfachs entfernt die aktive Zugangsberechtigung aus Requesto und beendet weitere Abrufe und Entwurfsaufträge; bereits laufende Anbieteranfragen können noch abgeschlossen werden. Sie können den Google-Zugriff zusätzlich in den Verbindungen Ihres Google-Kontos widerrufen.

Bereits gespeicherte Nachrichten werden durch das Trennen nicht automatisch gelöscht. Gespeicherte Requesto-Entwürfe und ihre Quellenbelege können unabhängig vom 500-Nachrichten-Limit erhalten bleiben, damit Hotelkorrekturen und freigegebene Wissenseinträge nachvollziehbar bleiben. Für eine Löschung einschließlich dieser Belege wenden Sie sich an Ihr Hotel beziehungsweise an anfrage@requesto.io. Die Verarbeitung von Gästedaten erfolgt nach den Weisungen und auf der vom Hotel festgelegten Rechtsgrundlage. Die Google-Freigabe ersetzt diese Grundlage nicht.

Separat gestartete KI-Wissensanalyse

Eine Postfachverbindung startet keine KI-Wissensanalyse. Wenn die KI-Funktion für ein Hotel eingerichtet ist, kann der Hotelinhaber ausdrücklich eine begrenzte Analyse von 1 bis 20 geeigneten gesendeten Hotelantworten starten. Dafür werden ausgewählte, gekürzte Textauszüge sowie passende bestätigte Hotelinformationen an die Anthropic-API (Claude) übermittelt, um Vorschläge für wiederverwendbares Hotelwissen zu erhalten. Der Hotelinhaber sieht Umfang und Kostenbegrenzung vor dem Start.

Die Auswahl schließt erkennbare Signaturen, zitierte Gesprächsverläufe und ungeeignete personenbezogene Inhalte nach den technischen Filtern aus. Diese Filter gewährleisten keine vollständige Anonymisierung. Das Hotel muss die Eignung und zulässige Verarbeitung seiner ausgewählten Inhalte sicherstellen. Die Ergebnisse und ihre Quellenbelege werden für die Prüfung durch das Hotel gespeichert. Sie ersetzen keine bestätigten Hotelinformationen ohne Freigabe. Die Analyse erstellt und versendet keine Gastantworten.

Requesto nutzt Google-Postfachdaten weder für Werbung oder Datenverkauf noch zum Training allgemeiner KI-Modelle. Die Übermittlung an Anthropic dient ausschließlich der Verarbeitung für das jeweilige Hotel, also der angeforderten Analyse und der beschriebenen Ableitung des Schreibstils. Anthropic verwendet API-Inhalte standardmäßig nicht zum Modelltraining; Requesto aktiviert keine solche Freigabe. Anbieterbedingte Verarbeitung und zeitweilige Speicherung, etwa für Missbrauchsschutz, bleiben möglich. Weitere Informationen stehen in den Datenverarbeitungsinformationen zur Anthropic-API.

Zweckbindung von Google-Daten

Unsere Nutzung und Weitergabe von über Google erhaltenen Daten richtet sich nach der Google API Services User Data Policy einschließlich der Vorgaben zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Übermittlungen beschränken sich auf die hier beschriebenen, von Ihnen angeforderten Funktionen sowie erforderliche Sicherheitsmaßnahmen und gesetzliche Pflichten. Mitarbeitende von Requesto lesen konkrete Postfachinhalte nur nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe, soweit dies für notwendige Sicherheitsprüfungen erforderlich ist oder eine gesetzliche Pflicht besteht.

Dienstleister und mögliche Übermittlungen

Eingesetzte Dienstleister sind Hetzner für Hosting und Speicherung sowie Google für die optionalen Google-Funktionen und Google Workspace für E-Mail-Kommunikation sowie, für die ausdrücklich gestartete KI-Analyse und die Ableitung des Schreibstils, Anthropic. Zugriff erhalten außerdem die mit der Bearbeitung und dem Betrieb beauftragten Personen, soweit dies für ihre Aufgabe erforderlich ist. Gesetzlich vorgeschriebene Weitergaben bleiben vorbehalten.

Google und Anthropic können Daten auch außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Informationen zu den vorgesehenen Datenschutzmaßnahmen und Standardvertragsklauseln finden Sie in den Datenschutzbedingungen von Google Workspace und den Datenschutzbedingungen von Anthropic. Weitere Informationen bietet die Datenschutzerklärung von Hetzner.

Speicherdauer

Wir speichern Anfragen und Kontodaten, solange sie für die Bearbeitung, die vereinbarte Nutzung oder die Klärung offener Vorgänge erforderlich sind. Anschließend werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder erforderlichen Nachweise entgegenstehen. E-Mail-Kopien und Sicherungen werden bei einer Löschprüfung berücksichtigt. Technische Versandnachweise enthalten den Bearbeitungszustand; abgelaufene Kontolinks verlieren ihre Gültigkeit.

Ihre Rechte

Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Wenden Sie sich dazu an anfrage@requesto.io. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. Für unseren Unternehmenssitz ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg zuständig.

Aus einem Websitebesuch oder einer Kontaktanfrage treffen wir keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung.